Toplantı Yönetimi

Toplantı Yönetimi Nedir?

İş hayatında ya da eğitim hayatında sıklıkla toplantı benzeri organizasyonlarla karşılaşırız. Toplantıların nitelikli bir düzeyde yapılabilmesi içinde mutlaka nitelikli bir toplantı yönetimine ihtiyaç duyulmaktadır. Bu doğrultuda devreye toplantı yönetimi yazılımları girmektedir. Peki, toplantı yönetimi nedir?  Dahası toplantıların etkili bir düzeyde gerçekleşmesi için kullanılan toplantı yönetimi programı ne işe yarar? İşte yanıtı merak edilen sorulara dair ayrıntılı cevaplar!

Toplantı yönetimi işlemlerin de bütün toplantılar bilgisayar üzerinden kolayca yönetilebilmektedir. Ayrıca toplantı yönetimiyle toplantıya katılan kişilerin detaylı çıktısı alınarak raporlama yapılabilir. Toplantı yönetimi programı son derece profesyonel kayıt altına alma özelliklerine sahiptir. Toplantının bütün kayıtlarını saniye saniyesine kayıt altına alarak tutanak tutulabilir. 

Toplantı yönetimi programıyla toplantı oluşturma başta olmak üzere tek bir platform üzerinde bütün işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Katılımcılar ekleme, katılımcı çıkarma işlemini rahatlıkla yapabilirsiniz. Aynı zamanda platform üzerinden bütün toplantı katılımcılarının takibi de yapılabilmektedir. Takip özelliği oldukça gelişmiş profesyonel içerikli bir programdır.

Toplantının kalitesini artıracak, yorumları bulunan kişilerin toplantı da olmaması durumunda toplantılar bir kez daha tekrarlanarak, zaman kaybı oluşmaktadır. Ayrıca toplantı yöneticisinin sorular sorarak katılımcıları toplantıya dahil etmesi oldukça önemli bir konudur. Toplantıya ait kararların sorumluları tarafından karar takip sonuçlarına girerek toplantı yöneticisinin direk kararları ve sonuçları görmesi otomatik olarak sağlanabilir.

Toplantı Yönetimi Programı Nedir?

Toplantı yönetimi programı teknolojinin gelişmesiyle birlikte kişilere bilgisayar üzerinden online olarak toplantı yapma olanağı sunar. Toplantı yönetimi programı son derece profesyonel içeriğe sahip bir program olarak karşımıza çıkar. Yüzyüzeyken yapılacak olan bütün toplantı işlerini program üzerinden gerçekleştirebilirsiniz

Toplantı yönetimi programıyla toplantıya yeni katılımcılar ekleyebilirsiniz. Ayrıca toplantı da bulunan katılımcıları da çıkarabilirsiniz. Toplantı yönetimi programıyla yaptığınız uzun süreli programları kayıt altına alarak, tekrar izleme olanağı oluşturabilirsiniz. Toplantı yönetimi programıyla katılımcılarına takibini kolayca yapabilirsiniz. Ayrıca katılımcıların takip işlemlerini raporlayabilirsiniz.

Bütün toplantıları bilgisayardan rahatlıkla yönetebilirsiniz. Aynı zamanda toplantı bittikten sonra toplantı tutanağının çıktısına da alabilirsiniz. Program üzerinden katılımcılara davetiye talebi gönderebilirsiniz.  Davetiyeler katılımcılara bildirim yoluyla gösterilmektedir. Program üzerinden toplantı gündeminin belirlenmesi, toplantı tarihi, saati hakkında bilgi verilmesi, alınan kararların sisteme eklenmesi, takip edilmesi rahatlıkla sağlanabilir.

Toplantı Yönetimi Programı Kalitesi?

Toplantı yönetimi programı bilgisayar üzerinden online program yapabilme platformu olarak karşımıza çıkar. Toplantı yönetimi programı Türkçe dil desteğine sahip bir programdır. Toplantı yönetimi programıyla toplantıya yeni katılımcılar ekleyebilirsiniz. Ayrıca toplantıdaki katılımcıları çıkarabilirsiniz. Toplantı yönetimi programıyla online olarak sunum yapabilirsiniz. Aynı zamanda katılımcıları yönetici olarak atayabilir, katılımcılara da sunum yapabilme özelliği tanımlayabilirsiniz.

Toplantı yönetimi programıyla katılımcılara davetiye gönderebilirsiniz. Kişilere aynı zamanda davetiye linki de gönderebilirsiniz.  Davetiye bildirimleri kişilerin e-posta adresine düşmektedir. Toplantı yönetimi programıyla katılımcıların takibini kolayca yapabilir, aynı zamanda tutanakların çıktılarını alabilirsiniz. Programın kullanımı son derece pratiktir, kurulumu da kolaydır.

İnternet platformunun gelişmesiyle birlikte kurumlar toplantı faaliyetleri toplantı yönetimi programıyla gerçekleştirmektedir. Toplantı yönetimi programıyla katılımcılara toplantı içeriği hakkında bilgi verilir, toplantımın başlama saati gibi konularda katılımcılar bilgilendirilir. Toplantı programıyla toplantıya katılacak olan maksimum katılımcı sayısı belirlenebilmektedir. Aynı zamanda planlanan toplantılar için salon rezervasyonu da yapılabilmektedir.

Toplantı Yönetimi Yazılımı Nedir, Ne İşe Yarar?

Toplantı yönetimi yazılımı birçok kurum,  dernek, vakıf tarafından kullanılan online iletişim platformudur. Yazılım son derece profesyonel özelliklere uygun olacak şekilde tasarlanmıştır. Kullanıcılarına uzun süreli toplantı yapabilme imkanını sunar. Kurumlar gelişen teknolojik imkanlar neticesinde online olarak toplantı yapma imkanlarını tercih etmektedir. Dolayısıyla kurum personellerinin internet erişiminin olduğu her bölgeden toplantıya katılım imkanı sunulmuş olmaktadır.

Son yıllar birçok kurum toplantı yönetimi yazılımı programını kullanmaktadır. Toplantı yönetimi yazılımıyla toplantıya yeni katılımcılara ekleyebilir ve çıkartabilirsiniz. Hızlı erişim özellikleriyle yazılım dikkatleri üzerine çekmektedir. Yazılım kullanıcılarına Türkçe dil desteği avantajı sunmaktadır. Bütün toplantı faaliyetleri tek bir çatı altında bilgisayardan rahatlıkla yazılım üzerinden yönetebilirsiniz. Aynı zamanda gerçekleşen toplantıların toplantı tutanaklarını da alabilirsiniz.

Yazılım üzerinden toplantıya katılan katılımcıların takibi de yapılabilmektedir. Toplantı yönetimi yazılımı üzerinden katılımcılara davetiye linkleri gönderebilirsiniz. Yazılım üzerinden toplantı günleri hakkında bilgiler verilebilir. Alınacak olan yeni kararlar eklenebilir. Kararların takip işlemi  de kolaylıkla sağlanabilir. Toplantı yönetim yazılımıyla planlanan toplantıları salon rezervasyonu yapılabilmektedir. 

Neden Toplantı Yönetimi Programı Kullanmalıyız?

Toplantı yönetimi programı kurumlara birçok pozitif yönde avantajlar sağlamaktadır. Toplantı yönetimi programıyla kurumunuz da çalışan bütün kişilerle uzaktan online olarak toplantı yapabilirsiniz. Program son derece profesyonel yazılımların kodlarıyla oluşturulmuş tasarım harikası programlardır. Toplantı yönetimi programının gelişmiş bir takip özelliği bulunur. Toplantıya katılan katılımcıların anlık olarak takibini yapabilirsiniz. Program üzerinden ayrıca görsel materyalleri de kullanabilirsiniz. Sunum, video paylaşımı kolaylıkla gerçekleşmektedir.

Toplantı yönetimi programı bütün toplantı işlemlerini tek bir çatı altından gerçekleştirme olanağını size sunar. Bilgisayarınıza kolayca kurarak bütün toplantı faaliyetlerinizi planlayabilirsiniz. Toplantı yönetimi programıyla toplantıya yeni katılımcılar ekleyebilirsiniz. Gerekli görülen durumlarda katılımcıları çıkarma özelliği de bulunmaktadır. Toplantılar tutanak halinde kayıt altına alınarak çıktıları alınabilmektedir.

Programın kurumsal hafıza özelliği son derece gelişmiş durumdadır. Aynı zamanda programda geri dönük alınan kararlarında takip edilebilme özelliği bulunmaktadır. Bir kurumun amacını gerçekleştirebilmesi için her zaman kendisini rakip olarak görmesi gerekir. Daha önce izlenen yöntemin eksiklikleri, amacın gerçekleşmesine izin vermeyebilir. Toplantıların kayıt altında tutulması, kuruluşların kendi stratejilerindeki aksaklıkların nedenlerini görmelerini de sağlayabilir. Buna göre program sayesinde kurum verilerdeki eksiklikleri gidererek, bir sonraki toplantının daha verimli ve tamam olmasını sağlayabilir.

Bir kurumun amacını gerçekleştirebilmesi için her zaman kendisini rakip olarak görmesi gerekir.  Daha önce izlenen yöntemin eksiklikleri, amacın gerçekleşmesine izin vermeyebilir. Toplantıların kayıt altında tutulması, kuruluşların kendi stratejilerindeki aksaklıkların nedenlerini görmelerini de sağlayabilir. Buna göre program sayesinde firma verilerdeki eksiklikleri gidererek, bir sonraki toplantının daha verimli ve tamam olmasını sağlayabilir.

Bununla birlikte dış katılımcıların, yani o an firma da bulunmayan ancak fikirleri önemli olan kişilerin toplantıya katılabilmesi, yine internet ortamında daha rahat sağlanabilmektedir. Dünyanın neresinde olursa olsun, sanal ortamda davetiye gönderilen bu kişiler kolaylıkla toplantıya katılabilir. Elbette ki toplantı yönetiminin başarılı bir şekilde yapılması aynı zaman da iş hayatını da olumlu yönde etkileyecektir.

Toplantı yönetimi için hazırlanan program hem yöneticisinin hem de katılımcılarının işlerini oldukça kolaylaştırmaktadır. Bu sayede toplantıya katılacak ve görev verilecek kişilerin listesi hazırlanmakta, kimlerin hangi işleri yaptığı veri olarak bilgisayara işlenmektedir. Hem kurum hem de çalışanlar için program mutlaka gereklidir. Özellikle toplantı yönetimi programı seçerken mutlaka özenli bir şekilde davranmak gerekmektedir. Profesyonel içerikli toplantı programlarının seçmek kişilere büyük avantajlar sağlayacaktır.

Toplantı Yönetim Programı Seçerken Dikkat Edilecekler?

Günümüzde pek çok işimiz internet ortamında çözüme ulaşıyor. Yenilenen yapıya ayak uyduran şirketlerin birçoğu da toplantılarını program aracılığıyla yapıyor. Klasik toplantılar da anlık olan konuşmalar sadece not olarak alınmaktaydı. Oysaki teknoloji çağın da tüm veriler bilgisayar da saklanabiliyor. Gerekirse yeniden gözden geçirilebiliyor.

Kurumsal bir yapıya sahip olan ve hedefin de daha fazla büyümek olan bir kurumun önceliği kendi çalışanlarıyla etkili bir çalışmasının olmasıdır. Bir kurumun kendi sektörün de daha iyi olabilmesi için ilk olarak çalışanların sorunlarını çözüme kavuşturmak gelir. Toplantılar, sadece kurumun ürün ya da hizmetlerin daha fazla gelişmesini sağlamak için yapılacak işler değildir. 

Toplantı programı seçerken mutlaka geniş kapsamlı bir araştırma yapılması gerekmektedir. Yapılan araştırmalar neticesinde profesyonelliği yüksek, çok fonksiyonlu özellikleri olan toplantı programları tercih edilmelidir. Aynı zamanda mutlaka Türkçe dil desteği olan programların seçimine özen gösterilmesi gerekir. Kurum çalışanları dışında kendileriyle iş ortaklığı yapan kişilere de ulaşabilmelidir. Kimi zaman kişilerin bulunduğu durum o an da fiili olarak toplantıya katılmalarına izin vermeyebilir. Kurumun aldığı kararlardan, üçüncü şahısların haberinin olması ve toplantıya katılabilmesi ise online platformdan mümkün olur.

Ayrı bir parantez içerisinde incelenecek konulardan birisi de kurumun yöneticisinin toplantı yönetimi programı seçerken dikkat gerektiren hususlar nelerdir konusu da detaylı olarak araştırmalıdır. Çünkü bir kurumun geleceği yönetici ve katılımcıların düşünce ve belgeleriyle sundukları toplantılara bağlıdır. Hızlı çalışan ve kesintisiz olan bir program seçilmesi gerekir.

Duraklama yapmadan çalışan, tüm bilgileri belleğin de toplayacak kapasiteye sahip, güvenilir olan, farklı kişi ya da firmaların ulaşamayacağı alt yapıya sahip ve kurumlara uygun ücretle sunulan programlar tercih edilmelidir.

Toplantı Yönetim Programının Avantajları Nelerdir?

Toplantı yönetim programları kurum yetkililerine birçok kullanım avantajı hizmeti sunar. Bütün toplantı işlerini tek bir çatı altından yönetebilirsiniz. Toplantı yönetim programı son teknolojik yazılımlar üretilmiş, profesyonelliği yüksek programlardır. Program tutanak tutma özelliği ile toplantıların çıktısını alabilme olanağı tanır. Aynı zamanda toplantı yönetim programının gelişmiş bir takip sistemi bulunmaktadır.

Toplantı da ki katılımcıları takip edebilme olanağını yöneticilere tanır. Program üzerinden toplantıya yeni katılımcılar ekleyebilir veya çıkarabilirsiniz. Toplantı yönetim programı kurumsal hafızası yüksek bir yazılımdır. Geriye dönük olarak alınan kararların kontrol edilmesi olanağını yöneticilere sunar. Ayrıca planlanan toplantılar için salon rezervasyonu da yapılabilme avantajını kullanıcılarına sunar.

Ancak klasik bir toplantı da farklı nedenlerle kişiler ya da istenilen bilgiler hazır olmayabilir. Bu durum da toplantının amacının gerçekleşmemesi, bir sonraki toplantıya kalması firmanın zaman kaybı yaşamasına neden olur. Bu da diğer kurumların bir adım öne geçmesi demektir. Oysaki internet üzerinden hazırlanan program ile toplantı çok daha iyi yönetilebilecek, idareci de çalışanlarda ve hatta kurumda kazançlı olacaktır.

Toplantı yönetim programının avantajları oldukça fazladır. Gelişmiş kurumlar için ve gelişmekte olan kurumlar için internet ağı üzerinden hazırlanan toplantı, ilk olarak zaman tasarrufu yapmalarına neden olacaktır. Toplantının amacına göre belirlenen konu üzerinde hazırlanan notlar ilgili çalışanlara gönderilebilmekte, katılımcılar buna göre çalışmalar hazırlayabilmektedir. Önceden belirlenen salon, toplantı saati ve katılacak kişilerin isim listesi de kişilere bildirilmekte, böylece tam zamanında katılımın gerçekleşmesi sağlanabilmektedir.

Toplantı içeriği, konuşulan konular, bilgiler ve veriler ise bilgisayar üzerinde depolanmaktadır. Erişime sadece yetkili kişilerin ulaşabildiği program ile kaydı yeniden seyretme, değerlendirme ve buna göre bir sonraki toplantının düzenlenmesi kararı alınabilmektedir. Bilgi kaybının önüne geçen program, kişilerin bilgi güvenliğinin de korunmasını sağlamaktadır.