Demo Talebi Detaylı Bilgi İletişim

Toplantı Yönetimi

Toplantılarınızı planlayabilir ve kararlarınızı kayıt altına alarak katılımcılarla paylaşabilir, bir sonraki toplantıya kadar süreci takip edebilirsiniz. Toplantı başlama tarihini ve saatini belirleyebilir, birim veya oluşturduğunuz komisyonları ekleyebilir ve toplantı salonunuzu seçebilirsiniz.

Toplantı Yönetimi

Planlanan toplantınıza katılımcılarınızı ekledikten sonra gündem maddelerinizi belirleyebilirsiniz. Katılacağınız toplantınızın çıktısı alıp, çıktı üzerinden gündemlerinizi değerlendirebilirsiniz.
Toplantı Yönetiminde oluşturduğunuz toplanızla için salon rezervasyonu oluşturabilir, tüm toplantı salonlarınızı yönetebilirsiniz. Rezervasyon takvimi ile salonlarda gerçekleşecek toplantıları görebilirsiniz ve kişisel takviminize ekleyerek kolaylıkla takip edebilirsiniz. İcra ettiğiniz toplantınızda alınan kararları ekleyebilir, ilgili birim veya komisyonla ilgili planlanan bir sonraki toplantıya tek tıkla kararlarınızı devredebilirsiniz. Ayrıca katılımcılarınıza toplantınızla ilgili sms ve e-posta daveti gönderebilirsiniz.

Diğer Modüller

Toplantı Yönetimi Nedir?

İş hayatında ya da eğitim hayatında sıklıkla toplantı benzeri organizasyonlarla karşılaşırız. Toplantıların nitelikli bir düzeyde yapılabilmesi için de mutlaka nitelikli bir toplantı yönetimine ihtiyaç duyulmaktadır. Bu doğrultuda devreye toplantı yönetimi yazılımları girmektedir. Peki, toplantı yönetimi nedir? Dahası toplantıların etkili bir düzeyde gerçekleşmesi için kullanılan toplantı yönetimi programı ne işe yarar? İşte yanıtı merak edilen sorulara dair ayrıntılı cevaplar!

Günümüzde başarılı çalışmalara adım atmış adından sıkça söz edilen; hem kendi çalışanına, hem de ülke ekonomisine faydalı olan pek çok firma bulunmaktadır. Bu firmaların başarı anahtarı ise ekip halinde çalışmalarıdır. Bireysel çalışmanın tek başına yeterli olmadığı ve bir şirketin çalışanın fikirleriyle geliştiği tartışılmaz bir gerçektir. 

Her bir bireyin kendi orijinal fikirleri, şirketlerin yaptıkları toplantılarda değerlendirilir. Toplantı öncesi sunulacak projenin planlanması, buna uygun eskizlerin hazırlanması, toplantı sırasında zamanın değerlendirilmesi ve sonrasında verilen kararlar doğrultusunda bilgilerin raporlanması ve belirlenen hedefe ulaşmak için gerekli takipleri kapsayan faaliyetler toplantı yönetimi olarak adlandırılır.

Bir toplantının etkili olabilmesi ve verimli geçmesi için dikkat edilmesi gereken hususların başında, toplantıya liderlik eden kişilerin doğru bir yönetim stratejisi uygulaması gelir. Toplantı için sadece verilerin olması yeterli değildir. Bu verilerin doğru bilgiler ışığında hazırlanması ve sunulan belgelerin bunu desteklemesi gerekir. Ayrıca toplantıya katılacak kişilerin zamanında ve eksiksiz hazır bulunması şarttır. 

Toplantının verimini yükseltecek fikirleri bulunan kişilerin olmaması toplantının ikinci kez tekrarlanmasına, bu durum ise zaman kaybı yaşanmasına neden olur.  Bunun yanında idarecinin toplantıda bulunan kişilerin fikirlerini sunabilecek aktif ve sağlıklı bir tartışma ortamı sağlaması şarttır. Böylece yenilikçi ve farklı fikirlerin değerlendirilmesi ve toplantı sonrasında en iyi sonucun alınması sağlanmış olur.

Toplantı Yönetim Programı Nedir?

Toplantılar; her şirkette gerek kurum içi,  gerekse kurumlar arası yapılabiliyor. Bir firmanın çalışma amacının gerçekleşip gerçekleşmediği, ne kadar etkili olduğu, verimli olmadı ise buna sebep olan sorunların nasıl çözümlenebileceği,  ya da şirket içi çalışanların konularında hizmet içi eğitime alınmaları için yapılan toplantılar kurum içi; sempozyum, fuar, konferans, seminer ile aynı iş sektöründeki diğer firmalarla yapılan toplantılar ise kurumlar arası toplantı olarak adlandırılmaktadır.

Gelişen teknoloji ile birlikte pek çok firma toplantılarını sanal ortamda gerçekleştiriyor. Toplantı yönetim programı hazırlanarak, tüm personellere yapılacak toplantının bilgileri veriliyor. Şirket çalışanları belirlenen tarihten önce gerekli hazırlıklarını yapıyor ve gerekli olan bilgi ve belgeleri hazırlayabilmek için zaman kazanıyor. Katılabilecek katılımcıların sayısı belirlenebiliyor ve buna göre salon seçilerek, toplantının daha uygun bir ortamda yapılması sağlanıyor.

Bununla birlikte belirlenen salonun kapasitesi, teknik özellikleri yöneticilere bildiriliyor. Toplantı esnasında yapılacak konuya göre salonun uygunluğu ve idarecinin oluru alındıktan sonra, tüm katılımcıların yerleri belirlenerek, toplantının daha kısa sürede başlaması sağlanmaktadır. Özellikle son zamanlarda çözüm odaklı toplantı yönetimi yazılımlarının devreye girdiğini ifade etmek de mümkün olmaktadır. Bu kapsamda toplantı yönetimi yazılımı nedir? Dahası bu tarz yazılımlar ne işe yararlar? İşte ayrıntılar!

Toplantı Yönetim Yazılımı Nedir, Ne İşe Yarar?

Toplantılar; firmaların kendi iç değerlendirmelerini yapması, yapılan hataların düzeltilmesi, yenilikçi ve verimli fikirlerle şirketin daha iyiye yönlendirilmesi için doğru bir planlama ile gerçekleştirilmesi gereken önemli bir olaydır. Firmalar; hızla gelişen çağımızda toplantılarda internet ortamını tercih ediyor. Böylece firma elemanlarının her yerden toplantıya katılabilmeleri sağlanıyor.

Bunun için son yıllarda pek çok firma toplantı yönetim yazılımı kullanmaktadır.  Şirketlerin faaliyetlerini daha iyi sürdürebilmeleri ve geliştirebilmeleri için kullanılan bu yazılımlar sayesinde, firmaların kurumsal bir yapıya sahip olması sağlanır. Toplantının şirket çalışanı ya da dışarıda olan katılımcılarına daha kolay ulaşması, gerekli sonuçların alınıp, toplantı bilgilerinin kayıt edilmesi ve toplantıda görev alacak kişilerin bilgilendirilerek, toplantı esnasında herhangi bir aksaklık yaşanmaması, yine bu yazılımlarla mümkündür.

Otomasyon yazılım programı; otomatik olarak çalışan ve idarecilere gerekli hatırlatmaları yaparak, unutkanlıkların önüne geçmektedir. Şirket içi birimlerin kendi faaliyetlerini ayrı ayrı düzenleyen yazılım, çalışanların işlerini de kolaylaştırmakta ve verilerin kaydını bilgisayara arşivleyip, istenilen zamanda yetkili kişilerin ulaşabilmesine olanak sağlamaktadır. Yazılım ile toplantı daha verimli ve kaliteli olmasının yanında, kişilerin bilgilere olan erişimine ulaşabilmesi çok daha kısa sürede olmakta, bu da zamandan tasarruf yapılmasına olanak tanımaktadır. 

Neden Toplantı Yönetim Programı Kullanmalıyız?

Bir ülke ekonomisinin iyi durumda olabilmesi, o ülkede bulunan şirketlerin doğru bir şekilde yönetilmesi ve başarılı olmasıyla mümkündür. Ülkemizde bulunan pek çok kurum; kurumsal yapıya sahiptir. Bu kuruluşların bir çoğu küçük bir sermaye ile hizmete başlamış ve zaman içerisinde gelişerek bu günkü halini almıştır. Şirketlerin çalışan sayısı, ya da sermaye oranı ne olursa olsun, doğru bir yönetim programı ile gerçekleştirmek istedikleri büyüme oranına ulaşabilir.

Günümüzde bu bilinçle hareket eden şirket yöneticilerinin bir çoğu kuruluşlarının ülke içerisinde bulunan köklü şirketler arasına girebilmesi için öncelikle çalışanlarıyla iletişim halinde olması gerektiğinin farkındadır. Bunun için yapılan toplantılar ise artık internet üzerinden gerçekleştirilmekte, böylece katılımcıların her yerden toplantıya katılabilmeleri mümkün olmaktadır.

Bir firmanın doğru bir toplantı yönetim programı ile hedeflediği çalışma ortamına ulaşması daha kolay olmaktadır.  Bilişim ağı üzerinden hazırlanan veri ve eskizler çalışanlara anında ulaşabilmekte, kişiler bununla ilgili çalışmalar yaparak, gerekli olan belgelerini hazırlayabilmektedir. Düzenli olarak yapılan toplantı sonuçlarının kayıt altına alınması, bir sonraki toplantılar için yol gösterici olabilir. Görüşülen konular, bunun için izlenmesi gereken yöntemler ve daha önceki toplantı sonuçları tekrar değerlendirilebilir.

Bir firmanın amacını gerçekleştirebilmesi için her zaman kendisini rakip olarak görmesi gerekir. Daha önce izlenen yöntemin eksiklikleri, amacın gerçekleşmesine izin vermeyebilir. Toplantıların kayıt altında tutulması, kuruluşların kendi stratejilerindeki aksaklıkların nedenlerini görmelerini de sağlayabilir. Buna göre program sayesinde firma verilerdeki eksiklikleri gidererek, bir sonraki toplantının daha verimli ve tamam olmasını sağlayabilir.

Bununla birlikte dış katılımcıların, yani o an firmada bulunmayan ancak fikirleri önemli olan kişilerin toplantıya katılabilmesi, yine internet ortamında daha rahat sağlanabilmektedir. Dünyanın neresinde olursa olsun, sanal ortamda davetiye gönderilen bu kişiler, çevrimiçi olarak toplantılara katılabilmektedir. Elbette ki toplantı yönetiminin başarılı bir şekilde yapılması aynı zamanda iş hayatını da olumlu yönde etkileyecektir.

Toplantı yönetimi için hazırlanan program hem idarecinin hem de katılımcılarının işlerini oldukça kolaylaştırmaktadır. Bu sayede toplantıya katılacak ve görev verilecek kişilerin listesi hazırlanmakta, kimlerin hangi işleri yaptığı veri olarak bilgisayara işlenmektedir. Hem şirket hem de çalışanlar için program mutlaka gereklidir. Özellikle toplantı yönetimi programı seçerken mutlaka özenli bir şekilde davranmak gerekmektedir.

Toplantı Yönetim Programı Seçerken Dikkat Edilecekler

Günümüzde pek çok işimiz internet ortamında çözüme ulaşıyor. Yenilenen yapıya ayak uyduran şirketlerin bir çoğu da toplantılarını program aracılığıyla yapıyor. Klasik toplantılarda anlık olan konuşmalar sadece not olarak alınmaktaydı. Oysa ki teknoloji çağında tüm veriler bilgisayarda saklanabiliyor. Gerekirse yeniden gözden geçirilebiliyor.

Kurumsal bir yapıya sahip olan ve hedefinde daha fazla büyümek olan bir şirketin önceliği kendi çalışanlarıyla etkili bir çalışmasının olmasıdır. Bir firmanın kendi sektöründe daha iyi olabilmesi için ilk olarak çalışanların sorunlarını çözüme kavuşturmak gelir. Toplantılar, sadece firmanın ürün ya da hizmetlerin daha fazla gelişmesini sağlamak için yapılacak işler değildir. Şirketler önce çalışanın motivasyonunu artırmak için harekete geçmeli ve gerekiyorsa diğer kurumlarla iletişim halinde olmalıdır.

Firmalar; şirket çalışanları dışında kendileriyle iş ortaklığı yapan kişilere de ulaşabilmelidir. Kimi zaman kişilerin bulunduğu durum o anda fiili olarak toplantıya katılmalarına izin vermeyebilir. Firmanın aldığı kararlardan, üçüncü şahısların haberinin olması ve toplantıya katılabilmesi ise internet ortamında mümkün olabilir. 

Ancak firma yetkilisinin toplantı yönetim programı seçerken dikkat edilecekler nelerdir konusunu çok iyi araştırması gerekir. Çünkü bir şirketin geleceği, idareci ve katılımcıların düşünce ve belgeleriyle sundukları toplantılara bağlıdır. Hızlı çalışan ve kesintisiz olan bir program seçilmesi gerekir. Duraklama yapmadan çalışan, tüm bilgileri belleğinde toplayacak kapasiteye sahip, güvenilir olan, farklı kişi ya da firmaların ulaşamayacağı alt yapıya sahip ve şirketlere uygun ücretle sunulan programlar tercih edilmelidir.

Toplantı Yönetim Programının Avantajları Nelerdir?

Gelişen yaşam koşulları içerisinde günlük yapılan pek çok iş internet ortamında yapılır hale geldi. Bir çok hizmet sektörü bilişim dünyasında kendisine kalıcı bir yer edindi. Ürün ya da hizmet alış ve satışlarının yapıldığı sanal alemler, müşteri ile şirketlerin buluşma noktası haline geldi.  Firmalara kazanç kapısı olan bu ortamlar, son yıllarda firma içi ve dışı çalışanların yaptığı toplantılara da ev sahipliği ediyor. Bunun için doğru seçilen bir yönetim programı ile toplantılar,  firma beklentilerini çok daha fazla karşılar hale geliyor.

Bir firma için zaman çok önemli bir husustur. Kaybedilen her saniye rakip firmalar için kazanç olabilir. Bunun için belirlenen zaman içerisinde işlerin halledilmesi, gerekli tedbirlerin alınması, yeni fikirler ve atılacak adımların belirlenmesi ve bunun için çalışılan kişilerle irtibatın zamanında yapılması çok önemlidir.  Bunun için yapılacak toplantıda hem belge, hem de kişilerin zamanında hazır olması gerekir.

Ancak klasik bir toplantıda farklı nedenlerle kişiler ya da istenilen bilgiler hazır olmayabilir. Bu durumda toplantının amacının gerçekleşmemesi, bir sonraki toplantıya kalması firmanın zaman kaybı yaşamasına neden olur. Bu da diğer firmaların bir adım öne geçmesi demektir. Oysa ki, internet üzerinden hazırlanan program ile toplantı çok daha iyi yönetilebilecek, idareci de çalışanlar da ve hatta firma da kazançlı olacaktır.

Toplantı yönetim programının avantajları oldukça fazladır. Hem büyük şirketler, hem de gelişme çabasında olan firmalar için internet ağı üzerinden hazırlanan toplantı, ilk olarak zaman tasarrufu yapmalarına neden olacaktır. Toplantının amacına göre belirlenen konu üzerinde hazırlanan notlar ilgili çalışanlara gönderilebilmekte, katılımcılar buna göre çalışmalar hazırlayabilmektedir. Önceden belirlenen salon, toplantı saati ve katılacak kişilerin isim listesi de kişilere bildirilmekte, böylece tam zamanında katılımın gerçekleşmesi sağlanabilmektedir. 

Özellikle toplantıya internet üzerinden katılabilecek kişiler için bir şifre belirlenmektedir. Toplantı içeriği, konuşulan konular, bilgiler ve veriler ise bilgisayar üzerinde depolanmaktadır. Erişime sadece yetkili kişilerin ulaşabildiği program ile yeniden izleme, değerlendirme ve buna göre bir sonraki toplantının düzenlenmesi kararı alınabilmektedir. Bilgi kaybının önüne geçen program, kişilerin bilgi güvenliğinin de korunmasını sağlamaktadır. 

Sadece şirket içi olmayan, diğer firmalarla olan toplantı, kongre ya da fuar etkinliklerinin de işlenebildiği bu toplantılar sayesinde firmaların yurtiçi ve hatta yurtdışına açılabilmeleri de kolaylaşmaktadır. Toplantıların belirlenen zamanda olması, katılımcıların istedikleri her yerden ulaşabilme imkanı bulunması, maddi açıdan uygun fiyatta satın alınabilmesi ve zaman kaybının önüne geçilmesi de bu programın avantajları arasında yer almaktadır.