İş Süreçleri

İş Süreç Takibi Nedir?

Genel olarak vakıfların ve derneklerin kullanmış olduğu süreç takibi bir işin bütün aşamalarını incelemek, gözlemlemek için yapılır. Yapılan iş ile ilgili çalışanların tüm işlemlerinin görülmesi isteniyor ise bu nokta da süreç takibi devreye girer. Ne için gerektiğine bakacak olursak personellerin birbirinden talep ettikleri işlemlerin kaydını bu iş süreç takibi ile adım adım işlemelidir.

Bu sebeple çalışanlar yapmış oldukları tüm işlemleri tek tek anlaşılır bir şekilde not ederler, sisteme girişini sağlarlar. Yetkililer de zaman kaybetmeden bu işin nasıl gittiği hakkında bilgi sahibi olurlar. Süreç takibi işleminde aynı zamanda “ticket” sistemi de bulunmaktadır. Süreç takibi işlemiyle işin aşamalarının hangi düzey de olduğu belirlenir. Aynı zamanda süreç takibi kapsamın da iş ile ilgili yorum da yapılabilmektedir. Elemanların birbirlerinden talep ettikleri işler iş süreci takibiyle gerçekleşmektedir.

Bu sistemin çok büyük bir artısı vardır ki bu da verdiği güvendir. Kişiler her adımını takip ettiği bu iş işleminden memnun kalıp güven duyar.

İş Süreçleri Takip Yazılımı Nedir, Ne İşe Yarar?

Genel olarak iş yerlerinde kullanılan süreç takip yazılımı bir iş yerindeki tüm iş akışını bünyesinde bulunduran bir yazılımdır. Bu yazılım bir ofis ya da şirketteki tüm çalışmaları denetleyen ve yöneten temel bir yazılımdır. Bu yazılım sayesinde yetkililer çalışanları çok kolay bir şekilde takip edip denetleyebilir. Bu yazılımdan önce bu takip işlemleri kâğıtlar ile yapılıyordu. Bu durum aşırı kâğıt tüketimi olmasının yanı sıra zaman kaybı idi. Bununla birlikte denetleme çok fazla sağlıklı olmuyordu.

Çalışanlar da yetkililerde çok fazla zaman kaybediyordu. Sonrasında ortaya çıkan Excel gibi programlar ile denetleme işlemleri ya da not tutma işlemleri daha az kâğıt kullanımı ile kâğıt israfını önlese de zaman açısından bireylere hiçbir fayda sağlayamamıştır. Yine zaman kaybı oluşmuş ve bunun yanında sağlıklı bir denetleme de yapılamamıştır. Bu programı zamanı değerli gören ve işini kolaylaştırmak isteyen bütün iş yerleri güvenli bir şekilde kullanabilir. Bu program ile yetkililer çalışanlarının yapması gereken işlemleri sisteme girebilir. 

Çalışanlar da bu işlemleri yaptıkça sistem kontrol etmektedir. Bunun yanı sıra çalışanlara uyarılar ve bazı dosyalar gönderilebilir. Bu sistem ile her bir çalışanın görevi kolay bir şekilde o çalışana ulaşır. Ayrıca programın bildirimlerini açarsanız çalışanların işlerini kurumsal mail adresinize mail gönderilir. Bütün bunların yanı sıra en güzel özelliği çalışanların müşteriler ile iletişimlerini görür ve onlara notlar ulaştırabilirsiniz. 

Program bu şekilde takip edildiğini bilen çalışanların daha sıkı çalışmasını ve daha dikkatli olmasını sağlar. Bu sayede de çalışanların hata yapma ihtimalleri çok düşük bir seviyede olacaktır. Son zamanlarda yazılım teknolojisinin gelişmesine paralel olarak farklı süreç takip programlarının da devreye girdiği bilinmektedir. Esasında organizasyonların başarılı bir şekilde yönetilmesi için mutlaka profesyonel bir düzeyde yazılımlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ihtiyacın karşılanması noktasında süreç takip programı devreye girmektedir.

Programın her biriminin kendine özel iş kategorisi bulunmaktadır. Bu özelliğiyle kullanıcılarına birçok avantaj sağlamaktadır. Birimlerin yaptığı işlere göre ve başlıklara göre program düzenlenebilmektedir. Birçok çeşitte iş kategorisi bulunmaktadır. Program çok fonksiyonlu yapısıyla ön plana çıkmaktadır. Süreç takibi yazılımı kullanıcıları dağınıklıktan kurtararak tek bir yazılım üzerinden bütün işlerin takibinin kolayca yapılabilme olanağı sunar.

İş Süreci Takibi Programı Nedir, Nasıl Kullanılır?

İş yerlerinde çalışanlar ve müşteri ilişkileri süreç takip programı ile takip edilebilir. İlk olarak yetkili bireyler bu program üzerinde ayarlamalar yapabilir. Personellerin iş bölümü dağılımı, yapılacak olan işler kayıtları iş süreci takibi programına yüklenir. Sonrasında program, çalışanlar bu işleri yaptıkça yetkililere bildirimler gönderir. 

İş süreci takibi programında aynı zamanda yapılacak olan işler detaylı olarak ayarlanır, bu durumda program işlerde hata olup olmadığının denetimini de gerçekleştirecektir. Ayrıca program geri bildirimlere manuel denetlemede yapabilmektedir.

İş süreci takip programı kısa bir süre içerisinde tüm personellerin işlerini düzenli olarak yapıp, yapmadığını denetler, personellerin gönderdikleri işleri yetkili kişilere gönderir. Kâğıt israfını önleyip iş yükünü yetkililerin üzerinden alan bu program iş yerlerin de tercih edilen programlar arasın da en çok tercih edilendir. Ayrıca program genel de esnek bir yapı ile yazılır ve bu yazılan programı bireyler kendilerine göre özelleştirebilirler. Bu şekilde o işin ihtiyaçlarına uygun bir hale getirilebilen bir program olur. 

İş Süreci Takibi Programı Neden Önemlidir?

Bu program iş yerlerinde sıkça kullanılan bir programdır. Süreç takip programı çalışmanın işleyişini takip eden bir program olması sebebiyle özellikle iş yeri yetkililerini çok büyük bir yükten kurtarır. Programın en büyük özelliklerin den birisi de yapılan her işlemden sonra bildirim şeklinde haber verir. Ayrıca program bulut tabanlı bir program olduğu için dernek ve vakıfların verileri güvende olur.

Bu programın en büyük artısı işleri hızlandırıyor olmasıdır. Programdan önce çalışanlar iş sürecini sürekli yetkililere arz eder ve her işlem için onay alırlardı. Bu da büyük bir zaman kaybı anlamına geliyordu. Bu program sayesinde yetkililer işlemleri kendisi belirler. Ya da yapılacak farklı bir işlem olduğunda hemen çalışanlar yetkililerden izin istemek için bildirim gönderir ve onaylandığında anında ekrana düşer. Bu şekilde işler hızlanır.

Bu programın avantajlarından bir tanesi de arşivdir. Yapılan tüm işlemler elektronik olarak arşivlenir. Bu program öncesinde birçok dosya şeklinde arşivler oluyor ve bu arşivden bir dosyanın kaybolması riski yüksek oluyordu.  Bu program ile bu risk de tamamen ortadan kalkmış olur. 

İş Süreç Takip Programı Alırken Dikkat Edilecekler?

İş hayatındaki rekabette öne çıkmak ve başarılar elde etmek teknolojiye uyum sağlamak ile orantılıdır. Teknoloji ilerleyip akıllı bilgisayar ve telefonlar çıktıkça iş yerleri için farklı yazılımlar da ortaya atılmıştır. Bu program da o yazılımlardan bir tanesidir. Bireyler bu teknoloji harikasını alırken süreç takip programı alırken dikkat edilecekler şeklinde bir liste yapıp o listeye göre bu programı seçmelidir. Bu listedeki ilk madde yazılımın bireylerin kendi firmalarına uygun olup olmadığını kontrol etmektir.

Yetkililerin ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir yazılım seçmeleri gerekir. İş süreci takip programının en büyük özelliklerinden birisi yapılan bütün işleri anlık olarak raporlar. Raporlar bildirim halinde yöneticilere ulaştırılır. Programın en büyük artısı işleri maksimum düzeyde hızlandırmaktadır. Dolayısıyla zamandan tasarruf yapılmaktadır. İş süreç takip programı bulut tabanlıdır. Bu özelliği ile vakıfların ve derneklerin verilerini güven altına alınmış olur. İş süreci takip programı personellerin çalışmalarını takip eden profesyonel bir yazılım programıdır.

Süreç Takibi Programının Avantajları Nelerdir?

Süreç takibi programı geniş özelliklere sahip bir programdır. Dolayısıyla kullanıcılarına birçok avantaj sunar. Program çalışanların işleyişini otomatik olarak kontrol eden, bulut tabanlı bir yazılım programıdır. Bu teknoloji harikası ürün minimum güç kullanarak, maksimum sonuçlar alınmasını sağlamaktadır. Dernek ve vakıf gibi kurumların kişisel verilerini korur. Dolayısıyla dernek ve vakıf gibi kurumlarda en çok kullanılan programların başında gelmektedir.

Ancak en büyük avantajlarından bir tanesi zamandan tasarruf ettirmesidir. Bu program için yetkililer birkaç saat ayırıp programı ayarladıktan sonra program aynı işleyişte devam eder. Bu işleyişte program yetkililere bildirim gönderir. Çünkü program da denetleme özelliği de vardır. Süreç takibi programında yapılan bütün işlemler kayıt altına alınarak, raporlanır.

Yetkililerin tek tek denetlemesi çok uzun zaman alırken programın denetlemesi tam tersi olarak çok kısa bir zaman alır. Bu da zamandan tasarrufa katkı sağlar. Programın diğer büyük avantajı ise işlemlerde çalışanlara kolaylıklar sağlamasıdır. Program çalışanların iş hakkında ki tüm işlemlerini kaydeder ve yetkililer bu işlemlerin tamamını görebilir. Böylece hata yapma lüksü ortadan kalkar. Programın uzaktan takip edilebilme gibi bir avantajı da vardır.

Yetkililer bulundukları her yerden ister cep telefonlarından isterlerse de bilgisayarlarından yapılan işlemleri takip edebilir, dosya gönderimi yapabilir ya da çalışanlarına bildirimler gönderebilir. Süreci kontrol eden, yöneten ve takip edip bu program üst mercilerin yükünü hafifletip onlarında çalışmasına olanak vermektedir.  Bu noktada süreç takip programının geniş kapsamlı bir faaliyet alanın da hizmet sunduğunu ifade etmek de mümkün olmaktadır.