Demo Talebi Detaylı Bilgi İletişim

İş Süreçleri

İş süreçlerinizi planlayabilir, yönetebilir ve birimleriniz arasında iletişimi arttırarak kurumsal hafızanızı güçlendirebilirsiniz. Ek bir uygulamaya gerek kalmadan birimlerinizin iş kategorilerini belirleyerek kurum içi taleplerinizi ilgili birimlere iletebilirsiniz.

Bağış Yönetimi

Yapılan işin hangi aşamada olduğunu takip edebilirsiniz. Başlatılan işin başlangıç ve bitiş tarihlerini ve geçen süreyi görüntüleyebilirsiniz. Talep ettiğiniz iş ve işlemlerle ilgili dokümanları oluşturduğunuz iş kaydının içerisine yükleyebilirsiniz. Oluşturduğunuz iş kaydıyla bilgi vermek istediğiniz amiriniz, birim arkadaşınız veya farklı birimleri bilgi verilenler kısmına ekleyebilir, yapılan işle alakalı ilgili kişi ve birimlerden yorum yazarak tavsiye, bilgi veya onay isteyebilirsiniz. İş kaydınızın çıktısını alabilir, takviminize ekleyebilir, iş kaydını kimin okuduğunu görebilirsiniz. Tüm bunlar iş süreçleri ile çok kolay…

Diğer Modüller

Süreç Takibi Nedir?

Genel olarak üretim yapan firmaların ve iş yerlerinin kullanmış olduğu süreç takibi bir üretimin bütün aşamalarını incelemek, gözlemlemek için yapılır. Yapılan iş ile ilgili çalışanların tüm işlemlerinin görülmesi isteniyor ise bu noktada süreç takibi devreye girer. Ne için gerektiğine bakacak olursak üretici firmalar müşterilerinden iş aldıklarında bu işi süreç takibi ile adım adım işlemelidir. 

Müşteri üretimin hangi aşamalardan geçtiği ve nasıl devam ettiği hakkında bilgi almak için iletişime geçtiğinde de tek tek süreci anlatmak yerine direk olarak bir ekrana bakarak tüm bilgileri müşteri ile paylaşabilir. Bunun yanı sıra firma yetkililerinin de üretim aşamalarını görmesi ve her ne kadar programlar denetlese de kendisinin de denetlemesi. Bu yetkililer için tek tek çalışanlarla konuşmak hem zaman kaybıdır hem de hepsinden bilgi almak oldukça zor bir işlemdir. 

Bu sebeple çalışanlar yapmış oldukları tüm işlemleri tek tek anlaşılır bir şekilde not ederler, sisteme girişini sağlarlar. Yetkililer de zaman kaybetmeden bu üretimin nasıl gittiği hakkında bilgi sahibi olurlar. Süreç başında bu sürecin takip edilmesi için bir barkod oluşturulur ve bu barkod ile o süreci takip etmek isteyen tüm yetkililer takip edebilir. Bu sistemin çok büyük bir artısı vardır ki bu da müşteriye verdiği güvendir. Müşteri her adımını takip ettiği bu üretim işleminden memnun kalıp güven duyar ve aynı firma ile tekrar çalışmak isteyebilir. 

Ayrıca müşteriler istenmeyen bir durumun sisteme eklenmesi halinde firma ile görüşüp bu durumu istemediklerini belirtebilirler. Bu şekilde yanlış sipariş oluşturulması da engellenmiş olur. Bu firma ekonomisi için önemli bir durumdur. Yanlış ürün üretimi yapıldığında müşteri istemez ise bu durumda ürün boşa gidecektir. Bu da firma ekonomisinden bir zararın çıkışı demektir. Süreç takibi ile bu şekildeki kazalar erken fark edilip önlenebilir. 

Süreç Takip Yazılımı Nedir, Ne İşe Yarar?

Genel olarak iş yerlerinde kullanılan süreç takip yazılımı bir iş yerindeki tüm iş akışını bünyesinde bulunduran bir yazılımdır. Bu yazılım bir ofis ya da şirketteki tüm çalışmaları denetleyen ve yöneten temel bir yazılımdır. Bu yazılım sayesinde yetkililer çalışanları çok kolay bir şekilde takip edip denetleyebilir. Bu yazılımdan önce bu takip işlemleri kağıtlar ile yapılıyordu. Bu durum aşırı kağıt tüketimi olmasının yanı sıra zaman kaybı idi. Bununla birlikte denetleme çok fazla sağlıklı olmuyordu. 

Çalışanlar da yetkililer de çok fazla zaman kaybediyordu. Sonrasında ortaya çıkan excell gibi programlar ile denetleme işlemleri ya da not tutma işlemleri daha az kağıt kullanımı ile kağıt israfını önlese de zaman açısından bireylere hiçbir fayda sağlayamamıştır. Yine zaman kaybı oluşmuş ve bunun yanında sağlıklı bir denetleme de yapılamamıştır. Bu programı zamanı değerli gören ve işini kolaylaştırmak isteyen bütün iş yerleri güvenli bir şekilde kullanabilir. Bu program ile yetkililer çalışanlarının yapması gereken işlemleri sisteme girebilir. 

Çalışanlar da bu işlemleri yaptıkça sistem kontrol etmektedir. Bunun yanı sıra çalışanlara uyarılar ve bazı dosyalar gönderilebilir. Bu sistem ile her bir çalışanın görevi kolay bir şekilde o çalışana ulaşır. Ayrıca programın bildirimlerini açarsanız çalışanların işlerini tamamlaması üzerine telefonunuza bildirimler ulaşır. Bütün bunların yanı sıra en güzel özelliği çalışanların müşteriler ile iletişimlerini görür ve onlara notlar ulaştırabilirsiniz. 

Program bu şekilde takip edildiğini bilen çalışanların daha sıkı çalışmasını ve daha dikkatli olmasını sağlar. Bu sayede de çalışanların hata yapma ihtimalleri çok düşük bir seviyede olacaktır. Son zamanlarda yazılım teknolojisinin gelişmesine paralel olarak farklı süreç takip programlarının da devreye girdiği bilinmektedir. Esasında organizasyonların başarılı bir şekilde yönetilmesi için mutlaka profesyonel bir düzeyde yazılımlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ihtiyacım karşılanması noktasında süreç takip programı devreye girmektedir.

Süreç Takip Programı Nedir, Nasıl Kullanılır?

İş yerlerinde çalışanlar ve müşteri ilişkileri süreç takip programı ile takip edilebilir. İlk olarak yetkili bireyler bu program üzerinde ayarlamalarını yaparlar. Çalışanların görev dağılımını, yapmaları gerekeni ve işler için gerekli olan dosyaları bu programa yükler. Sonrasında program, çalışanlar bu işleri yaptıkça yetkililere bildirimler gönderir. Bunun yanı sıra yapılacak olan işin detayı da ayarlanır ise program işte hata olup olmadığını da denetleyecektir. 

Yani yetkililerin kısa süreli bir ayarlama işleminden sonra program tüm çalışanların işlerini yapıp yapmadığını denetler ve gönderilen işleri yetkililere iletir. Kağıt israfını önleyip iş yükünü yetkililerin üzerinden alan bu program iş yerlerinde tercih edilen programlar arasından en çok tercih edilenidir. Firmaların yetkilileri bu programı muhasebe işlemleri ile entegre edebilir ve bu şekilde muhasebe hareketlerini görüntüleyebilir. Bu şekilde yetkililer ekonomik girdi çıktıları takip edebilirler. 

Müşteriler bu program sayesinde sipariş verdikleri andan itibaren bütün işlemleri görüntüleyebilme hakkında sahiptir. Bu şekilde takip yapılabildiği için müşteri işlem uzun sürdüğünde firma yetkililerini arayıp sorgulamak yerine bu programın işlem takip kısmından işlemlerin tamamını görüntüleyecektir. Ayrıca program genelde esnek bir yapı ile yazılır ve bu yazılan programı bireyler kendilerine göre özelleştirebilirler. Bu şekilde o işin ihtiyaçlarına uygun bir hale getirilebilen bir program olur. 

Bu program üzerinden müşteri teklifleri de gözükür ve program özelleştirilmiş ise firmaya uygun olan müşterilerin tekliflerini sıralar. Bu teklifler geldiğinde yetkililerin ekranına düşer ve bu teklifleri yetkililer kabul eder ya da reddeder.  Unutmamak gerekir ki başarılı bir süreç yazılımı kullanıyor olmak, nitelikli organizasyonlara imza atmak anlamına gelmektedir. Tam da bu noktada süreç takip programlarının hayati derece etkili olduklarını ifade etmek de mümkün olmaktadır.

Süreç Takip Programı Neden Önemlidir?

Bu program iş yerlerinde hatta özel olarak üretim fabrikalarında sıkça kullanılan bir programdır. Süreç takip programı çalışmanın işleyişini takip eden bir program olması sebebiyle özellikle iş yeri yetkililerini çok büyük bir yükten kurtarır. Üretim yapan fabrikalarda hem müşteriye hem de firma yetkilisine her işlem sonrasında haber verir. Ayrıca program bulut temelli bir program olduğu için firma ve fabrikaların ya da tüm iş yerlerinin verileri güvende olur. 

Silinse bile tekrar getirilebilir bir yerde depolanır. Bu programın en büyük artısı işleri hızlandırıyor olmasıdır. Programdan önce çalışanlar iş sürecini sürekli yetkililere arz eder ve her işlem için onay alırlardı. Bu da büyük bir zaman kaybı anlamına geliyordu. Bu program sayesinde yetkililer işlemleri kendisi belirler. Ya da yapılacak farklı bir işlem olduğunda hemen çalışanlar yetkililerden izin istemek için bildirim gönderir ve onaylandığında anında ekrana düşer. Bu şekilde işler hızlanır. Aynı şey üretim için de geçerlidir. 

Üretim sırasındaki tüm işlemler tek tek yetkiliye bildirilirken büyük vakit kaybı oluşuyordu. Bu program sayesinde yetkili ve müşteri işlemleri görür ve onaylamadığı bir şey olursa listeden çıkarabilir. Bu işlem güvenilirlik açısından müşterilerin memnun olduğu bir işlemdir. Bu sebeple firmaların müşteri sayısı da artar. Bu programın avantajlarından bir tanesi de arşivdir. Yapılan tüm işlemler elektronik olarak arşivlenir. Bu program öncesinde birçok dosya şeklinde arşivler oluyor ve bu arşivden bir dosyanın kaybolması riski yüksek oluyordu.  Bu program ile bu risk de tamamen ortadan kalkmış olur. 

Süreç Takip Programı Alırken Dikkat Edilecekler

İş hayatındaki rekabette öne çıkmak ve başarılar elde etmek teknolojiye uyum sağlamak ile orantılıdır. Teknoloji ilerleyip akıllı bilgisayar ve telefonlar çıktıkça iş yerleri için farklı yazılımlar da ortaya atılmıştır. Bu program da o yazılımlardan bir tanesidir. Bireyler bu teknoloji harikasını alırken süreç takip programı alırken dikkat edilecekler şeklinde bir liste yapıp o listeye göre bu programı seçmelidir. Bu listedeki ilk madde yazılımın bireylerin kendi firmalarına uygun olup olmadığını kontrol etmektir. 

Yetkililerin firmalarının ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir yazılım seçmeleri gerekir. Dikkat edilmesi gereken bir diğer unsur ise bu yazılımlar genelde firmalara özel şekilde dizayn edilmelidir. Hazır yazılımlar firmalar için pek uygun değildir. O firmanın ihtiyaçları göz önünde bulundurularak o firmaya göre dizayn edilen programlar alınmalıdır. Hazır yazılımlar firmaların ihtiyaçlarına hitap etmeyen yazılımlardır. Diğer bir unsurumuz yazılımı hazırlayan ekibin tecrübeli olmasıdır.

 Ekibin tecrübeli olması yazılımların en güzel şekilde dizayn edilmesi için önemlidir. Ayrıca bu ekibin yazılımın hitap edeceği firmanın da özellikleri hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Eğer hitap edilecek olan firmanın özellikleri, müşteri kesimi bilinir ise ve teknik konulara hakim olunur ise bu şekilde yazılımlar daha sağlıklı oluşturulacaktır. Bu programlar üretim için kullanılacak ise bu durumda iki çeşit program alınabilir ki bunlardan bir tanesi hazır programlardır. 

Diğeri de yine üretim firmasına ya da fabrikasına özel olarak üretilen programlardır. Üretim için yazılan yazılımlar genellikle birbirine benzediği için hazır yazılımlar tercih edilebilir. Ancak farklı kriterlerde çalışma prensiplerine sahip olan bireyler kendi firması için özelleştirilmiş bir yazılım yaptırabilir. Bu farklılık müşterilerin de dikkatini çeken bir unsur olarak karşımıza çıkar.

Süreç Takip Programının Avantajları Nelerdir?

Bu program iş yerleri için çok büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Süreç takip programının avantajları saymakla bitmeyecek kadar çoktur. Ancak en büyük avantajlarından bir tanesi zamandan tasarruf ettirmesidir. Bu program için yetkililer birkaç saat ayırıp programı ayarladıktan sonra program aynı işleyişte devam eder. Bu işleyişte herhangi bir sıkıntı olduğunda program yetkililere bildirim gönderir. Çünkü programda denetleme özelliği de vardır. 

Yetkililerin tek tek denetlemesi çok uzun zaman alırken programın denetlemesi tam tersi olarak çok kısa bir zaman alır. Bu da zamandan tasarrufa katkı sağlar. Programın diğer büyük avantajı ise işlemlerde çalışanlara kolaylıklar sağlamasıdır. Program çalışanların iş hakkındaki tüm işlemlerini kaydeder ve yetkililer bu işlemlerin tamamını görebilir. Böylece hata yapma lüksü ortadan kalkar. Programın uzaktan takip edilebilme gibi bir avantajı da vardır. 

Yetkililer bulundukları her yerden ister cep telefonlarından isterlerse de bilgisayarlarından yapılan işlemleri takip edebilir, dosya gönderimi yapabilir ya da çalışanlarına bildirimler gönderebilir. Süreci kontrol eden, yöneten ve takip edip denetleyen bu program üst mercilerin yükünü hafifletip onların da çalışmasına olanak vermektedir.  Bu noktada süreç takip programının geniş kapsamlı bir faaliyet alanında hizmet sunduğunu ifade etmek de mümkün olmaktadır.

Aynı zamanda üretim takip etmede kullanılan bu program üretim yapılırken oluşabilecek olan ve genelde küçük de olsa meydana gelen karışıklıkları engellemektedir. Bu program sürecin ilerleyişinin istenilen şekilde olup olmadığını da denetler ve yetkililere bildirir. Firmalara özel olarak oluşturulan bu yazılımlar iş sürecinin daha iyi olması adına yetkililere bildirimler gönderip yapay zeka aracılığı ile tüyolar verebilmektedir.