Etkinlik Yönetimi

Etkinlik Yönetimi Nedir, Nasıl Kullanılmalıdır?

Etkinlik yönetimi yapılacak olan etkinliklerin doğru şekilde yönetilmesi işlemidir. Bu etkinlikler halkla ilişkileri geliştirmek için düzenlenen sunum, organizasyon ve faaliyetlerdir. Halka ilişkiler denince akla sadece kurumsal toplantılar gelmemelidir. Bazen bir düğün olabileceği gibi bazen de bir doğum günü olabilir. Her türlü etkinlik ya da faaliyet için etkinlik öncesinde belirli bir plan yapılmaktadır. Bu planlama organizasyon esnasında çıkabilecek bütün sorunlarında belirlenmesinde oldukça önemlidir.

Etkinlik yönetimi hizmetleriyle gelir ve giderler kolayca takip edilerek, hesaplanabilmektedir. Ayrıca yapılan etkinliklerin görselleri de yüklenebilmektedir. Etkinlik yönetiminin kullanım alanı oldukça geniş kapsamladır. Kermesler de, kahvaltı programlarında, bilgilendirici seminerler de, gönüllü hizmetler de sıklıkla kullanılmaktadır.

 Organizasyon devam ederken her şeyin doğru ilerleyip ilerlemediği, organizasyonun amacına ulaşıp ulaşmadığı ve herhangi bir sorunun çıkıp çıkmadığı konusunda dikkatli olmak da etkinlik yönetiminin bir parçasıdır. Bu organizasyonların en önemli hususu tabi ki etkinlik öncesidir. Çünkü organizasyonun gerçekleşmesinin sağlanması ancak etkinlik öncesi yönetimin iyi yapılmasına bağlıdır. Etkinlik öncesi organizasyon için bir bütçe belirlenmelidir.

Organizasyonun tasarlanma ve planlanma aşaması da etkinlik öncesi hazırlıklardandır. Etkinlik bittikten sonra ise etkinlik yönetimi süreci devam etmektedir. Etkinlik sonrası süreçte ise etkinliğin amacına ulaşıp ulaşmadığı alanında raporlama ve denetleme işlemleri yapılmalıdır. Bütün bu bilgiler ışığında etkinlik yönetimi programlarının organizasyon yönetimin de son derece başarılı olduklarını ifade etmek mümkün olmaktadır. Peki, etkinlik yönetimi programı nasıl kullanılır? İşte detaylar!

Etkinlik Yönetimi Programının Kullanımı Nasıldır, Özellikleri Nelerdir?

Etkinlik yönetimi; büyük, küçük, yöresel veya kamusal olabilir. Her türlü organizasyonu yönetmeyi amaçlayan etkinlik yönetimi programı çok önemlidir. Etkinlik yönetimi programını önemli kılan şey ise organizasyonun iletmek istediği mesajı doğru ve başarılı bir şekilde iletmelerini sağlamaktır. Verilmek istenilen mesajı doğru bir şekilde iletmek ise ancak doğru bir planlama ile mümkündür. Bu da ancak etkinlik yönetimi ile mümkündür. Doğru planlanan bir organizasyon da tasarlanan her detay titizlikle yerine getirilebilir. Bu nedenle planlama etkinlik yönetiminin en önemli aşamasıdır. 

Etkinlik yönetiminde yer alan her personelin belirli bir görevi vardır. Etkinlik öncesi hazırlıklardan sonra etkinlik esnasında aktif bir şekilde denetleme ve tasarlama aşamasında yer alan bu personeller organizasyonun amacına ulaşmasını sağlarlar. Bu organizasyonlar bazen çok fazla davetlinin katıldığı büyük bir organizasyon olabilir. Büyük organizasyonlar ancak etkinlik yönetimi ile yürütülebilir. Yalnızca büyük organizasyonların değil, küçük organizasyonların da etkinlik yönetimine ihtiyacı vardır. Etkinlik yönetimi ile kusursuz işleyen organizasyonlar daha akıcı ve daha keyifli geçer.

Etkinlik oluşturma programları çok fonksiyonlu yapı da programlardır. Program etkinlik oluşturma işlemini son derece profesyonel olarak yapmaktadır. Aynı zamanda program etkinlikler için davetiye oluşturma özelliğini de bünyesinde barındırır. Online olarak bilet satışı yapma, online ödeme hizmeti, yeni katılımcılar ekleme gibi özellikleri bulunmaktadır. Ayrıca etkinlik alanında görev yapacak olan görevli kişileri de ekleyebilme özelliği bulunmaktadır.

Etkinlik yönetimi programı etkinlikten toplanan gelirleri ve giderleri otomatik olarak hesaplayarak, sisteme rapor olarak kaydetmektedir. Programın çalışma hızı oldukça güçlü yapıdadır. Etkinlik yönetimi programıyla etkinlik fotoğraflarını da rahatlıkla sisteme yükleyebilirsiniz.

Etkinlik Yönetimi Programı Hangi İşe Yarar?

Etkinlik yönetimi programı gelişmiş özellikleriyle birçok etkinlik planlamasının gerçekleştirilmesinde aktif rol oynamaktadır. Etkinlik yönetimi programıyla etkinliklerinizin bütün planlamasını kolayca yapabilirsiniz. Etkinlik yönetimi programları kurumsal hafıza oluşturmaktadır. Yapılan bütün etkinlikler kaydedilerek, arşivlenir. Ayrıca program üzerinden gelir, gider takibi de kolayca otomatik olarak hesaplanarak takip edilebilir. 

Etkinlik yönetim programı yapılacak olan organizasyonu en ince ayrıntısına kadar planlamaktadır. Yapılan organizasyonlar etkinlik raporu olarak yazılabilmektedir. Etkinlik yönetim programıyla etkinliğe katılacak olan yeni katılımcılar eklenebilmektedir. Aynı zamanda program online bilet satışı hizmetini de bünyesinde bulundurmaktadır. Etkinliklerin sonunda gerçekleşen organizasyonun kritiği etkinlik raporuyla birleştirilmektedir.

Gerekli notlar alınarak raporlama hazırlanır ve etkinlik süreci sona erer. Etkinlik yönetimi ile yürütülen organizasyonlar çoğunlukla başarılı bir şekilde sonuçlanır. Verilmek istenen mesaj verilmiştir ve davetliler etkinlikten keyif almıştır. Etkinlik yönetimi programı alan kişiler mutlaka bu hizmeti alanında uzman olan etkinlik yöneticilerinden almalıdırlar. Her alan da olduğu gibi organizasyon alanında profesyonel bir ekiple çalışmak oldukça konforlu bir iştir. Etkinlik yönetimi alanında uzman olan etkinlik yöneticileri ile birlikte çalışan kişiler aldıkları hizmetten çok memnunlar.

Etkinlik Yönetimi Programı Alırken Dikkat Edilecekler Nelerdir?

Etkinlik yönetimi alanında hizmetler son yıllarda gelişmeye başlamış olsa bile hala istenilen düzeye gelmemiştir. Çünkü etkinlik yönetimi aslında her alanda etkinlikleri titiz bir şekil de düzenleyebilmektir. Bu yüzden ilerleyen zamanlarda adından daha çok söz ettireceğini düşünüyoruz. Belirli bir toplulukla birlikte gerçekleştirilen toplantılar, organizasyonlar ve etkinlikler etkinlik yönetimi programına ihtiyaç duyarlar. Etkinlik yönetimi organizasyon öncesi ve sonrası sürecin stressiz bir şekilde sonuçlanmasını sağlayacaktır.

Etkinlik yönetimi personelleri organizasyonlar gerçekleştirirken çok detaycı davranarak etkinliğin amacına ulaşmasını ve verilmek istenen mesajın doğru ve başarılı bir şekilde verilmesini sağlamaktadırlar. Etkinlik yönetimi programı alırken dikkat edilecekler şunlardır; Öncelikle alanında oldukça başarılı bir etkinlik yönetimi ekibi seçilmelidir. Etkinlik yönetiminin programının daha önceki organizasyonları incelenerek karşılıklı olarak sunumlar yapılmalıdır.

Vakıflar ve dernekler etkinlik yönetiminden beklentilerini ve organize edilecek etkinliğin detaylarını raporlayarak organizasyon şirketine iletmelidir. Organizasyon şirketleri de firmaların istekleri doğrultusun da geceyi nasıl organize edeceklerini sunum yaparak firmaya sunmalıdırlar. Böylece karşılıklı olarak birbirlerinin beklentinin ne olduğunu tam olarak anlayacaklardır. Böylece beklentileri karşılamak daha mümkündür. 

Organizasyon esnasında etkinlik yönetiminin bitmediği, etkinlik esnasında sonrasında da devam ettiğini karşılıklı olarak kabul ederek sürece devam etmelidirler. Organizasyon bittikten sonra gerekli denetleme ve raporlama işlemleri de yapılır. Etkinlik yönetimi programı alınırken mutlaka yerli sunuculara sahip firmalar tercih edilmelidir. Yerli sunuculara sahip firmalar son derece profesyonel etkinlik yönetimi programı hizmeti sunmaktadır. Program seçimi yaparken gizlilik prensipleri kapsamında verilerin yurt içinde kalmasını sağlayan programlar tercih edilmelidir.

Verilerin yurt dışına çıkartılmasını sağlayan etkinlik yönetimi programı alınması gerekir. Verilerin yurt dışına çıkarılması kişilere birçok problem yaratabilmektedir. Dolayısıyla program tercihi yaparken gizlilik ilkelerine dikkat eden programlar tercih edilmelidir. Etkinlik yönetimi programlarının çok fonksiyonlu yapısı bulunmalıdır. Online ödeme yapabilme olanağının bulunması kişilere birçok avantaj sağlamaktadır. Online ödemeler link üzerinden gerçekleşmektedir.

Etkinlik Yönetimi Programının Avantajları Nelerdir?

Etkinlik yöneticileri yönettikleri organizasyonları titizlikle ve kaliteli bir şekilde yönetebilmektedir. Kendi alanları oldukları için etkinlik yöneticilerine bu alanda uzman diyebiliriz. Kendi uzmanlık alanlarında severek çalışan bu etkinlik yöneticileri etkinlik yönetimini çok başarılı bir şekilde gerçekleştirebilmektedirler. Etkinlik yönetimini programının avantajları şunlardır; Etkinlik esnasında çıkabilecek sorunları kriz yönetimi ile ortadan kaldırmak, stressiz bir organizasyon süreci geçirmek, verilmek istenen mesajları doğru bir şekilde iletmek gibi birçok avantajı vardır. Bu saydığımız avantajlar organizasyonun kusursuz geçmesi için yeterlidir. Ancak daha birçok avantajı bulunmaktadır. 

Etkinlikler düzenlerken istediğimiz her şey gerçekleşsin isteriz. Ama bazen bütçemiz izin vermeyebilir. Etkinlik yöneticileri bu alanda çok başarılı oldukları için bütçe yönetimi konusunda çok harika işler çıkarmaktadır. Etkinlik yönetimi programı aynı zamanda yapılan etkinliğin konumunu belirleyebilme özelliğini de kullanıcılarına sunmaktadır. Konum tespitini katılımcılar anlık olarak görebilmektedir. Etkinlik yönetimi programı etkinlik konumlarını %100 oranda doğru şekilde paylaşmaktadır.  

Organizasyonun nerede gerçekleşeceği, niçin, nasıl gerçekleşeceği ve kimlerin katılacağı soruları yanıt bulduğunda planlama aslında neredeyse tamamlanmış oluyor. Kim sorusu da burada ikinci önemli sorudur. Kimlerin katılacağı ve kişi sayısı organizasyonunda oturma planını hazırlarken ve ikramlar hazırlanırken bilinmesi gereken bir sorudur.

Etkinlik Yönetimi Programının Özellikleri

Çok fonksiyonlu yapısıyla dikkatleri üzere çeken etkinlik yönetimi programı piyasa da yoğun talep gösterilen programlardan biridir. Profesyonel yazılımlardan oluşturulmuş program, Türkçe dil desteğine sahiptir. Özellikle vakıf ve dernekler tarafından oldukça sık kullanılan bir programdır. Program kullanıcılarına tek bir çatı altın dan bütün etkinlik yönetimi etkinliklerini planlama, oluşturma olanağı tanımaktadır.

Kullanımı son derece basit, kurulumu ise kolaydır. Dakikalar içerisinde programı kurabilirsiniz. Etkinlik yönetimi programıyla yapılan etkinliklerin gelir ve giderlerini takip edebilirsiniz. Otomatik hesaplama yöntemiyle etkinlik yönetimi programı kullanıcılarına avantaj sağlamaktadır. Ayrıca zamandan tasarruf konusunda oldukça avantajlı bir program karşımıza çıkmaktadır.

Etkinlik yönetimi programı kermes, seminer, kahvaltı programlarının etkinlerini planlayarak, oluşturabilirsiniz. Etkin yönetimi programıyla etkinlik için davetiye ve bilet oluşturulabilir. Ayrıca online ödeme aracılığıyla katılımcılar ödemelerini kolayca gerçekleştirebilir. Etkinlik programında yer alacak yeni kişilerin eklenmesi işlemi de kolayca yapılmaktadır. Görevli olacak kişilerde programın sunmuş olduğu kaliteli özellik hizmetiyle belirlenip, eklenebilmektedir.

Etkinlik yönetimi programı ile otomatik olarak gelir ve gider durumunu hesaplayabilirsiniz. Kurumsal hafıza özelliği son derece kuvvetlidir. Program bütün etkinlik sürecini detaylı olarak raporlayarak, kayıt altına alır. Program ayrıca kurumsal hafızanın desteklenmesi için fotoğraf, video ekleme özelliklerine sahiptir. Yapılan işlemler çok hızlı olarak gerçeklemektedir. Etkinlik yönetimi programı hızlı erişim özellikleriyle ön plana çıkan bir program olma özelliğini taşır.

Etkinlik Yönetimi Yorumları Nasıldır?

Son yıllarda etkinlik yönetimine olan ilgi giderek artmaktadır. Çünkü artık hemen hemen herkes etkinliklerin iyi bir yönetim ile istenilen düzeye ulaşabileceği konusunda daha bilinçlidirler. Umuyoruz ki bu alana olan ilgi daha da artar çünkü etkinlik yönetimi hizmetleri oldukça önemli bir hizmet sektörü dalıdır. 

Etkinlik yöneticisi, bir etkinliğin planlama aşamasından etkinlik esnasında ve sonrasında ki değerlendirmenin yapılmasına kadar bütün süreci yürüten kişidir. Bu kişiler alanlarında uzman kişilerdir. Tek bir alanda hizmet vermemekle birlikte farklı alanlar da uzman kişilerin bir araya gelmesiyle oluşmuş bir ekiptir. Bu ekip oldukça donanımlı ve eğitimlidir. Her türlü organizasyonu başarılı bir şekilde gerçekleştirirler. Bu organizasyonlar, konferans, düğün, doğum günü, hayır etkinliği ve kurumsal toplantılardır. 

Etkinlik belirlenen tarihte, etkinlik yönetimi ile birlikte sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilir. Etkinlik yönetimi yorumları ilgili bir araştırma yaptığımız da oldukça olumlu yorumlar görmekteyiz.